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Comment faire une demande d’accès aux documents des organismes publics?

Droit d'accès aux documents

Droit d'accès aux documents d'un organisme public et protection des renseignements personnels

Toute personne qui en fait la demande a droit d’accès aux documents d’un organisme public.

Une demande d’accès aux documents doit donc viser les documents détenus par un organisme public dans l’exercice de ses fonctions. Une demande d’accès n’est donc pas une demande d’information.

Comment faire une demande d’accès aux documents des organismes publics?

Votre demande doit :

  • Être adressée au responsable de l’accès de l’organisme qui détient ce document (Liste des organismes et des responsables).
  • Être formulée verbalement ou par écrit. Toutefois, seule une demande écrite vous permet, par la suite, de saisir la Commission pour qu’elle révise la décision du responsable de l’accès.
  • Être suffisamment précise pour permettre au responsable de l’accès de trouver le document demandé. Toutefois, le responsable est tenu de prêter assistance à toute personne qui requiert son aide pour formuler une demande et identifier le document recherché.

Quels sont les coûts reliés à une demande d’accès?

En principe, l’accès à un document est gratuit. Cependant, des frais n’excédant pas le coût de sa transcription, de sa reproduction ou de sa transmission peuvent être exigés par l’organisme qui doit en indiquer préalablement le montant approximatif au demandeur.

Règlement sur les frais exigibles . Pour les municipalités : Section II, article 9.

Quels sont les délais pour répondre à une demande d’accès?

En principe, que votre demande soit verbale ou écrite, le responsable de l’accès dispose d’au plus 20 jours civils pour vous répondre. Toutefois, ce délai peut être prolongé de 10 jours, si cela s’avère nécessaire et à la condition de vous en aviser par écrit.

Par ailleurs, le délai pour répondre peut être également prolongé si votre demande vise un renseignement industriel, financier, commercial, scientifique, technique ou syndical fourni par un tiers. Le responsable de l’accès peut devoir, en effet, demander à ce tiers s’il consent ou non à vous communiquer un tel renseignement. Il doit néanmoins vous informer de cette démarche dans les 20 jours civils de la réception de votre demande.

Existe-t-il des restrictions au droit d’accès?

Oui. Le droit d’accès aux documents des organismes publics n’est pas absolu, il comporte plusieurs restrictions. Par conséquent, si une ou plusieurs de ces restrictions s’appliquent à votre demande, le responsable de l’accès peut ou doit vous refuser l’accès au(x) document(s) requis.

Par ailleurs, si votre demande vise des renseignements personnels permettant d’identifier une personne autre que vous, sachez que vous n’aurez généralement pas accès à ces renseignements. Pour respecter la confidentialité de ces renseignements, ils seront retirés du document.

Source : http://www.cai.gouv.qc.ca

Accès aux documents de la municipalité de Saint-Alphonse-Rodriguez

Si vous désirez un document qui n’est pas déjà diffusé sur notre site Internet, vous pouvez en faire la demande à la responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels.

Une demande d’accès doit contenir les deux renseignements suivants :

  • Le libellé ou la description du document auquel vous désirez accéder;
  • Vos coordonnées, incluant l'adresse postale.

La demande doit être suffisamment précise pour permettre de retracer le document. Pour faire votre demande, vous pouvez utiliser le modèle de demande d'accès mis à votre disposition.

Votre demande d’accès doit être transmise par la poste, par télécopieur ou par courriel au :

Responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels
Municipalité Saint-Alphonse-Rodriguez
101, rue de la plage
Saint-Alphonse-Rodriguez (Québec) J0K 1W0

Téléphone : 450 883-2264
Sans frais : 1 877 883-2264
Télécopieur : 450 883-0833
Courriel : accesinformation@munsar.ca