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Comment faire une demande d’accès aux documents des organismes publics ?

Accès à l'information

Toute personne qui en fait la demande a droit d’accès aux documents d’un organisme public.
Une demande d’accès doit donc viser les documents détenus par un organisme public dans l’exercice de ses fonctions. Une demande d’accès n’est donc pas une demande d’information.

Comment faire une demande d’accès aux documents des organismes publics ? Pour accéder aux documents des organismes publics, votre demande doit :

  • être adressée au responsable de l’accès de l’organisme public qui détient ce document.
  • Pour vous permettre de connaître le nom et les coordonnées de cette personne, la Commission d’accès à l’information tient à jour et rend disponible sur son site Internet la «Liste des organismes assujettis et des responsables de l’application de la Loi sur l’accès ».
  • être formulée verbalement ou par écrit.
  • Toutefois, seule une demande écrite vous permet, par la suite, de saisir la Commission pour
    qu’elle révise la décision du responsable de l’accès.
  • être suffisamment précise pour permettre au responsable de l’accès de trouver le document demandé. Toutefois, le responsable est tenu de prêter assistance à toute personne qui requiert son aide pour formuler une demande et identifier le document recherché.

Quels sont les coûts reliés à une demande d’accès ?
En principe, l’accès à un document est gratuit. Cependant, des frais n’excédant pas le coût de sa transcription, de sa reproduction ou de sa transmission peuvent être exigés par l’organisme qui doit en indiquer préalablement le montant approximatif au demandeur.

Quels sont les délais pour répondre à une demande d’accès ?
À la réception de votre demande écrite, le responsable de l’accès doit vous faire parvenir un avis écrit de la date de la réception de votre demande. Cet avis doit indiquer le délai dont il dispose pour donner suite à votre demande ainsi que les conséquences du défaut de le respecter. L’avis doit également faire mention des recours qui vous sont offerts, le cas échéant.

En principe, que votre demande soit verbale ou écrite, le responsable de l’accès dispose d’au plus 20 jours civils pour vous répondre. Toutefois, ce délai peut être prolongé de 10 jours, si cela s’avère nécessaire et à la condition de vous en aviser par écrit.

Par ailleurs, le délai pour répondre peut être également prolongé si votre demande vise un renseignement industriel, financier, commercial, scientifique, technique ou syndical fourni par un tiers. Le responsable de l’accès peut devoir, en effet, demander à ce tiers s’il consent ou non à vous communiquer un tel renseignement. Il doit néanmoins vous informer de cette démarche dans les 20 jours civils de la réception de votre demande.

Existe-t-il des restrictions au droit d’accès ?
Oui. Le droit d’accès aux documents des organismes publics n’est pas absolu, il comporte plusieurs restrictions. Par conséquent, si une ou plusieurs de ces restrictions s’appliquent à votre demande, le responsable de l’accès peut ou doit vous refuser l’accès au(x) document(s) requis.

La Loi sur l’accès contient six catégories de restrictions au droit d’accès. Il s’agit de renseignements ayant des incidences sur :

  • les relations intergouvernementales;
  • les négociations entre organismes publics;
  • l’économie;
  • l’administration de la justice et la sécurité publique;
  • les décisions administratives ou politiques;
  • la vérification.

Même si la Loi sur l’accès contient de telles restrictions, il ne faut pas en conclure pour autant que l’accès à tout le document sera refusé. Seuls les renseignements relatifs à ces questions pourront être extraits du document, ses autres parties demeurant accessibles, pourvu qu’elles demeurent compréhensibles une fois les renseignements confidentiels retirés.

Par ailleurs, si votre demande vise des renseignements personnels permettant d’identifier une personne autre que vous, sachez que vous n’aurez généralement pas accès à ces renseignements. Pour respecter la confidentialité de ces renseignements, ils seront retirés du document.

Toutefois, certains de ces renseignements personnels ont un caractère public, ils vous sont donc accessibles. Il en va notamment :

  • du nom, du titre, de la fonction, de la classification, du traitement, de l’adresse et du numéro de téléphone du lieu de travail d’un membre d’un organisme public, de son conseil d’administration ou de son personnel de direction et, dans le cas d’un ministère, d’un sous-ministre, de ses adjoints et de son personnel d’encadrement;
  • du renseignement concernant une personne en sa qualité de partie à un contrat de service conclu avec un organisme public, ainsi que les conditions de ce contrat;
  • du nom et de l’adresse d’une personne qui bénéficie d’un avantage économique conféré par un organisme public en vertu d’un pouvoir discrétionnaire et tout renseignement sur la nature de cet avantage;
  • du nom et de l’adresse de l’établissement du titulaire d’un permis délivré par un organisme public et dont la détention est requise en vertu de la loi pour exercer une activité ou une profession ou pour exploiter un commerce.

Source : http://www.cai.gouv.qc.ca